Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027: Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie lässt sich ohne Abtippen direkt in die Buchhaltung übernehmen.
Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind PDF-Dateien, Scans oder Fotos. Sie gelten als „sonstige Rechnung“.
Die gängigen Formate
| Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei | Öffentliche Auftraggeber, zunehmend B2B |
| ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) | PDF mit eingebetteter XML-Datei | B2B, für Menschen und Programme lesbar |
Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichend.
Empfang: Pflicht seit 2025
Seit 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Entscheidend ist, dass die Rechnung anschließend lesbar gemacht und im Originalformat archiviert wird.
Ausstellen: Fristen bis 2028
| Zeitraum | Wer | Was ist erlaubt |
|---|---|---|
| Bis 31.12.2026 | Alle Unternehmen | Papier und PDF weiterhin möglich |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Nur noch E-Rechnung |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier und PDF weiterhin möglich |
| Ab 1.1.2028 | Alle Unternehmen | Nur noch E-Rechnung im B2B-Bereich |
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatpersonen
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können
Archivierung
Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung zählt die XML-Datei als Original. Sie muss unverändert und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein Ausdruck reicht nicht.
Checkliste für Ihr Unternehmen
- Eingang: eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen
- Weiterleitung: E-Rechnungen automatisch an DATEV Unternehmen online übergeben
- Programm: prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann
- Stammdaten: E-Mail-Adressen und Leitweg-IDs Ihrer Kunden pflegen
- Archiv: Aufbewahrung im Originalformat sicherstellen
Unsere Unterstützung
E-Rechnungen leiten Sie wie jede andere Rechnung an DATEV Unternehmen online weiter. Wir buchen direkt aus der Datei. Bei der Umstellung Ihres Rechnungsausgangs prüfen wir Ihr Programm und Ihre Abläufe.
Allgemeine Information, Stand Oktober 2026. Sie ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Steuerliche Regeln ändern sich, sprechen Sie uns vor Entscheidungen an.
